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西安医学院档案管理办法
来源:基建处 作者:基建处管理员 点击数: 发表时间:2010-07-08 14:35:11

第一章   总 则

第一条为了规范学校的档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》,制定本办法。

第二条本办法所指档案,是指学校在从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的,对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条档案工作是学校重要的基础性工作之一,是维护学校历史真实面貌的一项重要工作。学校教职工都有保护和依法移交档案的义务。

第四条档案部门必须严格执行国家有关法规和学校的保密制度,确保档案的完整、准确、系统、安全,以利开发利用。

第二章  管理体制

第五条 学校档案工作是国家档案事业的组成部分,接受教育部、国家档案局、陕西省教育厅、陕西省档案局的业务指导、监督和检查。

第六条 学校档案工作由校长领导,其主要职责是:

(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策,批准学校档案工作规章制度;

(二)将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展;

(三)建立健全与办学规模相适应的档案机构,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;

(四)研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第七条学校成立档案工作委员会,对全校档案工作中的重大问题进行讨论和审议。档案工作委员会由分管档案工作的校领导担任主任委员,其他委员由学校各有关单位分管档案工作的负责人担任。

第八条 档案室既是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构,主要职责是:

(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;
  (二)拟订学校档案工作规章制度,并负责贯彻落实;
  (三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;
  (四)编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源;
  (五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;
  (六)开展档案的开放和利用工作;
  (七)开展学校档案工作人员的业务培训;
  (八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;
  (九)开展档案学术研究和交流活动。

(十)完成学校安排的其他任务。

根据我校实际,干部、人事档案分别由党委组织部、人事处负责管理。

根据我校实际,在学生处设立学生档案分室,由学生处指定专人按照档案管理要求负责学生档案的标准化管理。

未经批准的部门和单位一律将应予归档的档案材料按规定移交综合档案室保管。

第九条档案室配备专职档案工作人员,编制人数由学校根据档案数量和工作任务确定。

第十条学校各处级单位和重点科研课题组,均须有一名负责人分管档案工作,并指定专人兼职从事档案工作,负责本部门档案的收集、整理、归档和移交。校内所有从事档案工作的专职、兼职人员,以档案室为主体共同构建全校档案工作网络。

第十一条学校档案工作人员应当遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十二条学校档案机构中的专职档案工作人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

 

第三章 档案管理

第十三条坚持档案工作责任制。档案工作纳入全校教学、科研和各项管理工作人员的职责范围,以确保校内各种活动所形成的文件材料完整、准确、系统、规范的归档保存。没有认真完成归档任务的单位不得评为先进单位。

  第十四条学校的各项工作与档案工作实行“四同步”管理,即在布置、检查、总结和验收各项工作时,应同时安排档案工作的布置、检查、总结和验收工作。

第十五条学校对重点基建工程等进行鉴定、验收时,应有档案馆人员参加。主管业务部门应在鉴定、验收前会同档案室对应归档的文件材料加以审查、签署意见。没有完整、准确、系统、规范的文件材料的项目,主管业务部门不予验收。

第十六条归档部门应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是:
  (一)党群类:主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
  (二)行政类:主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。
  (三)学生类:主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
  (四)教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。
  (五)科研类:按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔19876号)执行。
  (六)基本建设类:按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔19884号)执行。
  (七)仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
  (八)产品生产类:主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
  (九)出版物类:主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
  (十)外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
  (十一)财会类:按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字〔199832号)执行。

根据学校实际情况确定声像、历史、人物、实物、校史资料等也纳入归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

第十七条学校实行档案材料形成单位、课题组立卷归档制度。

学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求,组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学校档案室移交。档案室工作人员应认真指导立卷工作,以保证归档案卷的质量。

第十八条归档的档案材料应当质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 188942002)执行。

第十九条档案材料归档时间为:

(一)学校各部门应当在次学年6月底前归档;

(二)各院系等应当在次学年寒假前归档;

(三)科研类档案应当在项目完成后两个月内归档,基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

第二十条档案室应遵循便于保管和利用的原则,对保管档案进行整理、分类、编号和排列。编制必要的检索工具,为管理和利用档案提供方便条件,逐步实现档案管理信息化。

第二十一条档案室应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案,经有关部门鉴定并登记造册报校领导批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第二十二档案室应当利用先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案,应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。
  第二十三条 学校与其他单位分工协作完成的项目,学校档案室应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外,应当将复制件送交学校档案室保存。
  第二十四条 学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料,应当按照规定及时归档,任何个人不得据为己有。
  对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料,其所有权属于个人,必要时学校档案室可通过征集、协商代管等多种形式进行管理。个人向学校档案室捐赠档案和重要纪念物品时,档案室开具捐赠证明并向学校提出奖励意见。

第二十五条档案室要确保档案的安全。 档案库房应符合国家关于档案保管用房的各项标准,有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防光、防有害气体等设施。

第二十六条档案室应当定期检查档案保管情况,消除安全隐患,积极采取各种技术措施,不断改善档案保管条件,逐步实现档案管理工作现代化。

第二十七条建立档案统计制度。档案室按年度对档案的收集、移出、保管、利用等情况进行统计,并按规定向上级报送档案工作基本情况统计表。

第四章 档案的利用与公布

第二十八条档案室按照国家有关规定公布本校档案。未经学校授权,其他任何组织或者个人无权公布学校档案。
  属下列情况之一者,不对外公布:
  (一)涉及国家秘密的;
  (二)涉及专利或者技术秘密的;
  (三)涉及个人隐私的;
  (四)档案形成单位规定限制利用的。
  第二十九条凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人,在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,均可以利用已公布的档案。
  境外组织或者个人利用档案的,按照国家有关规定办理。
  第三十条查阅、摘录、复制未开放的档案,应当经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题,应当经档案形成单位或者本人同意,必要时报请校领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,应当经学校保密工作部门批准。
  第三十一条高校档案机构提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件。如有特殊需要,应当经档案室所属部门负责人批准。
  加盖学校档案室公章的档案复制件,与原件具有同等效力。
  第三十二条档案室按照规定开放设立专门阅档室,并编制必要的检索工具(著录标准按《档案著录规则》(DA/T18-1999)执行),提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等,主动为学校各项工作服务,为社会需要服务,充分发挥档案的利用效果。
  第三十三条档案室是学校出具档案证明的唯一机构。用于个人或者商业目的的,可以按照有关规定合理收取费用。
  社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案,档案室应当无偿和优先提供。
  第三十四条寄存在学校档案室的档案,归寄存者所有。档案室如果需要向社会提供利用,应当征得寄存者同意。
  第三十五条档案室应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案,应当经档案形成单位同意,并报请校领导批准。
  第三十六条档案室应当采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等),积极开展档案宣传工作。

                                                                                                                                                                                                                                                               

                                                                                  

第五章 档案的鉴定和销毁

第三十七条学校档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。划分原则是:

(一)凡是记述和反映学校主要职能活动和基本历史面貌,具有长远利用价值的档案,应列为永久保管;

(二)凡是记述和反映学校一般职能活动,在相当长时期内具有查考利用价值的档案,应列为长期保管;

(三)凡是在短期内有查考利用价值的档案,应列为短期保管。

保管期限的起始日期以档案室接受归档的日期为准。

第三十八条对保管期限已满,已经失去保存价值的档案,经有关部门鉴定并登记造册报校领导批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第三十九条销毁档案,应指定两人以上进行监销。监销人、批准人和鉴定人员应在销毁档案清册上签字。

 

第六章 考核、奖励和处罚

第四十条学校定期对档案工作要进行检查、评比,检查评比结果将作为年终考核的重要依据。对于在档案工作中做出下列贡献的单位和个人,给予表彰奖励:

(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;

(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;

(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;

(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的;

(五)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

第四十一条对于下列行为之一的,学校对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处罚;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

(三)涂改、伪造档案的;

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

(五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

(六)其他违反档案法律法规的行为。

第七章    

第四十二条本办法由学校档案室负责解释。

第四十三条本办法自发文之日起执行。

 

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