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西安医学院建设工程文件资料管理办法
来源:学院 作者: 点击数: 发表时间:2011-03-25 10:30:12
为了规范我院建设工程建设过程中文件资料的管理,保证文件资料安全完整,制定本办法。

1、建设工程文件资料是指整个建设项目从决策、立项到建成交付使用的全部过程中,所形成的有保存价值的文字资料、图表、计算资料、电子文档、声像材料等多种需要立卷归档的文件资料。

2、与上级或其他单位来往的书面文件、函件、声像及技术资料,由学院统一登记,按照来往单位、文号、时间进行编号,分类保存。各种请示、报告、会议记录、会议纪要等材料由基建处统一管理。

3、以学院名义对外签发的各种行文底稿(包括请示、报告、传真、合同等)、领导签批件,由承办人在用印时连同底稿交付学院机要室,同时留基建处一份备查,承办人使用时持副本或复印件。

4、对工程规划、设计、勘探、招标、施工、竣工验收形成的文件、材料、图纸等,各承办人应按要求及时归档,基建处责成专人管理,不得分散保存。项目完成后,按规定向学院档案室和市建设档案管理部门移交。

5、凡上级或其他单位的来文、技术资料登记后,填写相关办理表格,及时交有关领导签阅批示,严格按照领导批示办理。基建处保留原件,复印件交承办人。

6、基建处收到的重要文件资料及时整理,留复印件备查,原件尽快移交学院档案室保存,以防丢失。

7、各种文件资料借阅时,必须填写借阅登记表,原则上只能在资料室查阅。特殊情况需要借出的,须经领导批准。归还时须经管理人员当面查验。借阅人要对文件资料的安全和完整性负责,不得任意增删、涂改,毁坏和丢失。

8、需要立卷归档的材料要求完整、准确、系统,按要求整理成册,填写目录、编号、页号、日期等必要项目。要求字迹工整、图样清晰,严禁用圆珠笔、铅笔、复写纸书写,以便长期保存。

9、文件资料管理人员必须严格遵守保密工作规定,并做好防火、防盗等安全工作。

10、文件资料在基建处原则上保管二年,年终移交学院档案室归档。基建工程资料在工程竣工后及时移交档案室。

11、文件资料归档后按学院档案室管理规定执行。

建设项目变更及签证管理办法

为了加强学校建设工程的施工管理,规范设计变更及现场签证工作,提高工程质量,有效控制工程造价,结合我校实际情况特制订本办法。

1、施工图设计完毕后,工程实施部门要会同使用部门对施工图设计进行审核,审核过程中主要针对建筑平面功能布置、建筑材料选择、安装系统(水、电、暖、网络、通风、空调、消防、通讯)布置以及在设计初期未能考虑进去需要增加的设计内容等,施工图设计审核后将审核意见及时反馈设计单位,限期完善、变更图纸设计。

2、正式施工图纸下发后,在工程开工前要严格实行施工图会审、图纸设计交底及图纸答疑制度,由工程项目部组织,建设单位、设计单位、监理单位和施工单位共同参与对设计图纸进行会审,对会审图纸过程中发现的缺项、漏项、细部不清、设计不全、设计错误等问题,经归纳整理后形成书面纪要,由设计单位限期解决。

3、在施工中由于现场条件的变化或国家政策、法规的改变或由于学校、使用单位提出的要求等原因造成的变更,由各有关单位提出书面变更要求,分别按以下情况处理:

1)对不涉及工程造价增减且对工程整体影响很小的变更,由工程现场代表负责组织、监理单位讨论后,由设计单位或建设单位提出变更文件后实施,经设计、监理及施工单位确认后实施。

2)对涉及工程造价增减数额1万元以下且对工程整体影响较小的变更,由工程项目部负责组织设计、监理、施工单位进行讨论,由设计单位或建设单位出具变更文件,经设计、监理及施工单位确认后实施。

3)对涉及工程造价增减数额1万元以上3万元以下的或虽工程造价增减数额1万元以下但对工程整体影响较大的变更,由工程实施部门负责组织,会同设计、监理、施工单位进行论证后,出具变更意见书,并以书面报告附变更意见书的形式报校建设领导小组,经小组研究或副组长审批后,由相关单位实施。

4)对涉及工程造价增减数额3万元以上的或虽工程造价增减数额1万元以上3万元以下但对工程整体影响较大的变更,由工程项目部负责组织,会同设计、监理、施工单位(必要时,可邀请相关专家参加)进行论证后,出具变更意见书,并以书面报告附变更意见书的形式报校建设领导小组,经小组研究或组长审批后,由相关单位实施。

4、所有设计变更必须有文字记载,紧急情况下由工地现场代表在施工现场口头认可的变更,必须在7日内补齐有关手续。

5、所有签证,必须是在现场代表允许实施的前提下发生的,并且须经实施部门、监理单位、施工单位三方负责人实地查验,确定工程量后,签字、盖章生效。如果发生签证数额超出相关限额的,要在签证前按上述规定程序办理。非三方或少于三方签字、盖章的签证均为无效签证,不得进入决算。

6、所有工程的实际变更文件和签证,由工程项目部负责办理、收集、归档,并送达设计、监理、施工等相关单位。

7、对于各专业工种的设计变更,工程实施部门应督促监理和施工单位各工种负责人及时沟通,避免信息不通产生的新的变更,造成投资浪费。

8、对工程项目所有涉及造价增减的变更签证,由工程实施部门负责收集汇总,及时把造价增减数额上报建设领导小组。变更价款随工程进度款的拨付时间及拨付比例支付,其余待工程审计完毕后随尾款一并处理。

9、工程竣工验收后,由实施部门负责督促施工单位按合同要求及时报送完整结算资料,并在审查资料的完整性,真实性后交学校审计处,并按要求提供其他相关资料,配合完成项目的审计工作。

10、校建设领导小组的设立根据学校有关会议精神执行。

11、工程项目部在投资额大于1000万的大型工程中设立,对工程项目实施管理,做到工种齐全。项目部部长由基建处处长担任。

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